recupero fatture insolute

Recupero fatture insolute. Il tempo ti gioca contro.

Recupero fatture insolute: il tempo è il miglior alleato del tuo debitore.

Le statistiche ci dicono che entro 1 mese dalla scadenza della fattura le tue probabilità di recupero crediti sono mediamente del 93,1%.  Già dopo  3 mesi saranno scese al 73,1%. Tra i 12 ed i 24 mesi crollano letteralmente al 25%.

Dopo i 24 mesi hai solo il 10% delle probabilità di recuperare il tuo credito.

Perciò, se ricevi un insoluto devi agire velocemente.

Ma cosa devo fare se ricevo un insoluto?

Niente panico, ti spiego in 7 mosse cosa devi fare SUBITO.

1) Prepara accuratamente la pratica

Prima di contattare il cliente/debitore studia bene la pratica, esamina i documenti, e fatti un’idea chiara su chi sia il debitore: si tratta di una società di capitali, di una società di persone, di una impresa individuale, di un privato o di altro? E’ un cliente strategico oppure no? Qual è l’importo da richiedere? Da quale fornitura o servizio origina il credito? In passato ci sono stati già episodi di insoluti o si tratta della prima volta? Prepara carta e penna per prendere appunti o inseriscili direttamente nel tuo gestionale.

Segreto n. 1: prima del contatto con il debitore verifica se ci sono accordi specifici presi dal cliente con il titolare, con un rappresentante o con altri colleghi di cui tu non potresti non essere a conoscenza

2) Contatto telefonico telefonico “soft”

Entro il termine massimo di 3 giorni dall’evidenza di insoluto contatta telefonicamente il cliente per capire quali sono le motivazioni del mancato pagamento. Mantieni un tono aperto e cordiale facendogli comprendere che stai collaborando nell’interesse comune. Fai domande aperte sulla sua situazione e cerca di portarlo, se possibile, a prendersi un impegno di pagamento. Se ciò non fosse possibile fai prendere al tuo interlocutore un preciso impegno sul prossimo step, ad esempio: “Allora mi conferma che possiamo risentirci il giorno X alle ore Y, dopo che avrà esaminato la situazione con il suo titolare?”. Al termine della chiamata annota sul gestionale il contenuto del primo colloquio e degli eventuali colloqui successivi perchè ciò ti sarà molto utile nel prosieguo della pratica.

Segreto n. 2: non avere l’ansia di “chiudere” immediatamente la trattativa perchè questa fase è dedicata prevalentemente alla raccolta di informazioni

3) Fai mettere per iscritto la proposta

Se nel corso del primo contatto telefonico o in quelli successivi il cliente promette di pagare entro un determinato periodo di tempo, o propone un piano di rientro a rate, chiedi che dia conferma scritta della proposta. Sarà sufficiente una semplice comunicazione vie e-mail nella quale siano ben specificati l’ammontare dell’importo e i termini di pagamento. Il riconoscimento di debito per iscritto è fondamentale sia per il recupero stragiudiziale che per l’eventuale  recupero giudiziale.

Segreto n. 3: per semplificare il tutto invia una mail al debitrore allegando l’estratto conto e chiedi che ti risponda dando conferma dell’impegno di pagamento assunto

4) Sollecito scritto “soft”

Trascorsi 15 giorni dallo scaduto senza aver ricevuto il pagamento, se tutti gli ostacoli al pagamento sono stati rimossi (es. fornitura incompleta, fattura con dati sbagliati, mancanza del DURC ecc.), invia un sollecito scritto al debitore con un tono garbato per rammentargli che ancora risulta in sospeso il pagamento. Lo scopo del sollecito soft è quello di responsabilizzare il debitore facendo riferimento anche agli impegni presi nei colloqui e nella corrispondenza intercorsi.

Segreto n. 4: poichè nel momento in cui scrivi non puoi sapere con certezza se il debitore ha disposto il bonifico, ti consiglio di iniziare come segue: “Gentile/Egregio _____, salvo eventuali flussi in transito non ci risulta ancora saldata la fattura numero ….”

5) Diffida formale di pagamento

Entro 30 giorni dall’evidenza di insoluto devi capire che stiamo entrando in una vera e propria fase di recupero fatture insolute. Occorre quindi predisporre un sollecito formale scritto da inviare via pec o raccomandata a/r al debitore al fine di intimargli in modo perentorio il pagamento entro un termine preciso di tempo (solitamente dai 3 ai 7 giorni).

Segreto n. 5: la pec è lo strumento migliore se conservata adeguatamente come file informatico. La tradizionale conservazione della stampa del documento Pec, invece, non garantisce la conformità all’originale informatico

6) Ultimo sollecito telefonico

Trascorso il termine di pagamento assegnato nella diffida formale fai un ultimo passaggio telefonico che servirà da ultimatum prima di avviare il vero e proprio recupero fatture insolute.

Segreto n. 6: al termine della telefonata suggerisci al debitore di inviarti all’indirizzo e-mail una proposta di piano di rientro per evitare la procedura di recupero fatture insolute

7) Rivolgiti allo specialista del recupero fatture insolute

Se entro il termine massimo di 45 giorni dall’evidenza di insoluto non avrai ricevuto il saldo della fattura insoluta, nè un impegno scritto da parte del debitore, occorre trasmettere la pratica allo specialista del recupero fatture insolute. Predisponi tutta la documentazione da inviare al professionista, compreso il report delle telefonate e la copia della corrispondenza intercorsa anche via e-mail o pec affinchè questi abbia da subito la situazione chiara e possa agire in modo efficace e tempestivo.

Segreto n. 7: se non sai come scegliere il professionista del recupero crediti al quale affidare le fatture insolute, trova suggerimenti utili scaricando gratuitamente il mio e-book 7 segreti per recuperare i tuoi crediti

 

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